Protection des données des collaborateurs : mise en pratique du RGPD
La mise en place concrète du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est essentielle pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations personnelles de vos collaborateurs, tout en instaurant une confiance fondamentale au sein de votre entreprise. À mesure que les nouvelles technologies prennent une place prépondérante dans le monde professionnel, la crainte d’une surveillance constante peut se manifester. Cependant, il est crucial de souligner que la transparence demeure le principal rempart contre ces inquiétudes.
Gestion des données des collaborateurs
La gestion de la carrière de vos employés implique la collecte de nombreuses données personnelles. Il est impératif de restreindre les demandes d’informations aux seuls éléments nécessaires à des missions spécifiques, tout en évitant le traitement de données jugées “sensibles” (telles que l’activité syndicale, les opinions politiques, la religion, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, la santé). La confidentialité des informations sensibles, comme les coordonnées bancaires pour la paie ou le numéro de sécurité sociale pour les déclarations sociales, doit être assurée avec la plus grande rigueur. Seules les personnes habilitées sont autorisées à accéder à ces données, et chaque action effectuée doit être soigneusement enregistrée, indiquant qui a accédé à quelles données, quand, et dans quel but.
Il est également crucial d’informer vos collaborateurs à chaque demande d’informations, que ce soit pour une mise à jour des données administratives, une demande de formation, un formulaire d’entretien d’évaluation, etc. Enfin, il est primordial de se rappeler que les salariés ont le droit de demander une copie de toutes les données les concernant, même après la cessation de leur emploi.
Recrutement d’un nouveau collaborateur
Lors du processus de recrutement, il est impératif de collecter uniquement les informations pertinentes par rapport au poste à pourvoir. Les candidats doivent être informés sur l’utilisation qui sera faite de leurs données, sur qui y aura accès (par exemple, le service des ressources humaines ou un prestataire externe), sur la durée de conservation de ces données et sur la manière dont ils peuvent exercer leurs droits concernant leurs données personnelles. Une fois la sélection effectuée, les informations relatives aux candidats non retenus doivent être supprimées, à moins que ceux-ci n’acceptent de rester dans un “vivier” pour une durée limitée, généralement deux ans.
Limites au contrôle de l’activité des collaborateurs
Bien que le code du travail autorise le contrôle de l’activité des employés, il est impératif de respecter leur droit à la vie privée et à la protection de leurs données personnelles. Deux règles simples guident cette démarche : éviter tout abus de pouvoir dans la surveillance en veillant à ce qu’elle repose sur un intérêt légitime pour l’entreprise (par exemple, limiter les risques d’abus d’utilisation personnelle d’internet ou de la messagerie pendant le temps de travail), et assurer une transparence totale. Cette transparence implique de consulter les instances représentatives du personnel lorsque cela est applicable et d’informer les employés de la mise en œuvre de tout dispositif de surveillance, en adaptant les modalités d’information selon l’organisation et le fonctionnement spécifiques de l’entreprise (par exemple, par le biais d’une charte d’utilisation des outils informatiques, d’une note de service, d’un avenant au contrat de travail, d’une mention d’information sur un intranet, d’un courrier d’information joint au bulletin de paie, etc.).
Sensibilisation et formation des collaborateurs
La protection des données personnelles, qu’il s’agisse de celles des employés ou des clients, ne relève pas exclusivement de la responsabilité des juristes ou des informaticiens. Tous les employés doivent être sensibilisés à ces enjeux, tant en tant que professionnels en relation avec les clients, fournisseurs et prestataires, qu’en tant que citoyens. Plusieurs mesures simples peuvent être mises en place pour renforcer cette sensibilisation :
Informer sur les droits des personnes concernées afin de faciliter l’identification des demandes dans tous les services et d’appliquer une procédure de traitement appropriée (par exemple, le service client recevant une demande d’opposition à recevoir de la publicité la transmet au service marketing).
Sensibiliser largement sur les règles internes de gestion des données personnelles, soulignant des principes tels que l’accès limité aux données nécessaires, la non-divulgation à des tiers non autorisés, l’accès restreint aux dossiers archivés, la nécessité de sauvegardes régulières des fichiers, etc.
Sensibiliser aux règles élémentaires de sécurité, englobant des aspects tels que la création de logins et de mots de passe personnels complexes, le verrouillage du poste de travail en cas d’absence, l’éviction du stockage de documents professionnels sur des outils personnels, etc.
Restez informés et engagez-vous dans la protection de notre avenir numérique.
